Hoofdstuk 6: Communicatie tijdens calamiteiten

In elke noodsituatie, ongeacht de aard of omvang, is heldere en gestructureerde communicatie van doorslaggevend belang. Wanneer paniek en chaos dreigen toe te slaan, biedt goede communicatie de noodzakelijke houvast om snel en effectief te handelen. Zonder duidelijke informatie-uitwisseling ontstaan er misverstanden, dubbel werk of gevaarlijke stiltes waarin cruciale acties uitblijven. Daarom vormt communicatie een integraal en onmisbaar onderdeel van elk noodplan.

Communicatie begint bij het moment van alarmeren. Zodra een calamiteit zich voordoet, moet er direct een centraal aanspreekpunt zijn dat het overzicht bewaart. Deze coördinator verzamelt informatie, informeert de betrokkenen en onderhoudt het contact met de hulpdiensten. Door vooraf een of meerdere personen aan te wijzen als communicatielijn in noodsituaties, wordt voorkomen dat tegenstrijdige of onjuiste berichten worden verspreid.

"Heldere informatie is van levensbelang."

Binnen het eigen team is het belangrijk dat iedereen precies weet wie verantwoordelijk is voor welke taak. Tijdens een evacuatie of andere noodsituatie is er vaak sprake van beperkte tijd en verhoogde stress. Als medewerkers niet weten bij wie zij terecht kunnen of welke instructies gevolgd moeten worden, neemt de kans op fouten of vertraging toe. Daarom moeten communicatielijnen kort, eenvoudig en eenduidig zijn. Instructies moeten direct begrepen worden, zonder ruimte voor interpretatie.

Naast de interne communicatie is het contact met externe hulpdiensten minstens zo belangrijk. Al bij de eerste melding moeten de juiste gegevens worden verstrekt: het exacte adres, de aard van het incident, het aantal aanwezige dieren, eventuele directe gevaren en specifieke bijzonderheden. Wanneer de hulpdiensten aankomen, is het van groot belang dat er iemand paraat staat om hen op te vangen en snel te informeren over de situatie. Dit verkort de reactietijd en verhoogt de efficiëntie van de inzet.

Een veelvoorkomend probleem bij communicatie in crisissituaties is het wegvallen van middelen. Denk aan uitval van stroom, mobiele netwerken of internetverbindingen. Daarom is het verstandig om te beschikken over alternatieve communicatiemiddelen, zoals portofoons of vaste telefoons. Deze voorziening kan essentieel zijn wanneer reguliere netwerken overbelast raken of niet functioneren.

Ook het informeren van derden verdient aandacht. Bij pensionstallen, maneges of evenementen zijn vaak meerdere paardeneigenaren, bezoekers of klanten betrokken. Zij zullen in een noodsituatie snel willen weten wat er aan de hand is, of hun dieren veilig zijn en welke maatregelen genomen worden. Het is belangrijk om ook voor deze groep een communicatieplan te hebben. Vooraf vastgelegde berichten en instructies kunnen helpen om hen snel, correct en geruststellend te informeren zonder dat dit het werk van het evacuatie- of reddingsteam verstoort.

Bij grotere incidenten kan tevens de pers of sociale media een rol gaan spelen. Journalisten of voorbijgangers kunnen berichten verspreiden voordat het bedrijf zelf de kans krijgt om een feitelijke verklaring af te geven. Het is raadzaam om vooraf te bepalen wie het woord voert namens het bedrijf en hoe er wordt gecommuniceerd naar de buitenwereld. Zo wordt voorkomen dat onjuiste informatie of paniekberichten de situatie verergeren.

Tijdens oefeningen kan communicatie uitvoerig getest worden. Werken de portofoons overal op het terrein? Weten medewerkers wie zij moeten bellen? Kunnen hulpdiensten vlot bereikt worden? Door deze scenario’s vooraf door te lopen, worden zwakke plekken in het communicatiesysteem zichtbaar en kan hier tijdig op worden geanticipeerd.

Na afloop van een incident speelt communicatie opnieuw een belangrijke rol. Paardeneigenaren, medewerkers en eventuele bezoekers moeten geïnformeerd worden over de afloop, eventuele schade en de genomen vervolgstappen. Transparantie in deze fase draagt bij aan vertrouwen en helpt emotionele onrust te beperken. Ook hulpdiensten waarderen een gezamenlijke evaluatie, waarin leerpunten besproken kunnen worden en het noodplan waar nodig verder wordt aangescherpt.

Effectieve communicatie tijdens een calamiteit is dus veel meer dan alleen informatie delen. Het vraagt om structuur, voorbereiding en oefening. Een goed doordacht communicatiesysteem versterkt de veiligheid, vermindert het risico op paniek en zorgt ervoor dat alle betrokkenen hun taken vlot en zonder misverstanden kunnen uitvoeren.

Communicatie vormt daarmee het zenuwstelsel van het hele noodplan: onzichtbaar, maar essentieel voor iedere succesvolle inzet.

Liever zonder onderbrekingen lezen?

Download deze gids nu  – reclamevrij en altijd bij de hand!